Struktura tekstu:

Struktura strony

Operacje blokowe

Formatowanie dokumentu

1. Wyraz - sekwencja liter lub pojedyncze znaki, tworzące słowo, które oddzielone są od siebie spacją (odstępem) lub znakiem końca akapitu.
2. Akapit - zwarty jednolicie sformatowany fragment dokumentu stanowiący tematyczną całość zakończony znakiem końca akapitu (klawisz Enter). Charakteryzuje się:

• Wcięciem w pierwszym wierszu - najczęściej akapit rozpoczyna się od wcięcia pierwszego wiersza co pozwala wyodrębnić go z całości tekstu. Ustawienia wcięcia pierwszego wiersza można zmienić, przeciągając znacznik wcięcia pierwszego wiersza na linijce poziomej (patrz elementy budowy okna edytora) lub zmieniając ustawienia w oknie dialogowym Akapit (menu Format).

• Wcięcie całego akapitu - akapit nie musi być koniecznie wyrównany do bocznych marginesów, może on być również wcięty zarówno z prawej jak i z lewej strony. Zwiększenie lub zmniejszenie wcięcia powoduje zmianę odległości między tekstem a marginesami. Podobnie jak przy wcinaniu pierwszego wiersza również w tym przypadku ustawienia wcięcia można zmienić, przeciągając znacznik wcięcia z lewej strony na linijce oraz zmieniając położenie znacznika wcięcia z prawej strony.

• Odległościami między wierszami - odstępy (odległości) między wierszami określają wielkość przestrzeni w pionie pomiędzy wierszami tekstu w akapicie. Można ustalić je na: pojedynczy odstęp, półtora odstępu, podwójny odstęp jak również podając dokładną wartość wyrażoną w punktach lub w wielokrotności pojedynczego wiersza. Odstęp między wierszami wybrany przez użytkownika będzie zastosowany do wszystkich wierszy tekstu w zaznaczonym akapicie lub w akapicie, w którym znajduje się punkt wstawiania.
• Odległościami przed i po akapicie - odległości pomiędzy poszczególnymi akapitami można ustalać niezależnie od wielkości odstępów między wierszami w samym akapicie. Możliwe jest ustalenie odległości zarówno przed akapitem jak i po akapicie.
• Odległościami przed i po akapicie - odległości pomiędzy poszczególnymi akapitami można ustalać niezależnie od wielkości odstępów między wierszami w samym akapicie. Możliwe jest ustalenie odległości zarówno przed akapitem jak i po akapicie.
• Wyrównaniem tekstu w wierszu - tekst w akapicie może zostać wyrównywany w poziomie na kilka sposobów:
• do lewego marginesu, co symbolizuje ikona ;
• do prawego marginesu ;
• do środka ;
• do lewej i prawej równocześnie (justowanie) ;

Edytor tekstu po zapełnieniu pisanym tekstem całego wiersza w akapicie automatycznie przechodzi do następnego. Jeżeli natomiast istnieje konieczność rozpoczęcia następnego wiersza w tym samym akapicie, wówczas należy posłużyć się kombinacją klawiszy Shift, Enter - miękki enter (sam Enter spowodowałby rozpoczęcie nowego akapitu). Wspomnianą wyżej kombinacją posługujemy się również w przypadku, gdy chcemy wyjustować ostatni wiersz w wyjustowanym akapicie. Metodę tą należy stosować z umiarem, gdyż przy małej ilości wyrazów w wierszu uzyskuje się bardzo nieciekawy efekt.

3. Nagłówek - górna część strony, w której może być umieszczona informacja (tekst, grafika, linie, itp.) powtarzająca się na wielu stronach w danym dokumencie.
4. Stopka - dolna część strony z powtarzającym się elementem na pewnej liczbie stron w tego samego dokumentu.
5. Lista wypunktowana - zbiór akapitów, gdzie każdy poprzedzony jest znakiem graficznym, wybranym przez użytkownika.
Przykład:

• procesor,
• pamięć operacyjna,
• pamięć dyskowa.

6. Lista numerowana - sekwencja akapitów poprzedzonych cyfrą lub literą, które występują kolejno po sobie w porządku narastającym.

1. procesor,
2. pamięć operacyjna,
3. pamięć dyskowa.

Znaki te nie są widoczne w dokumencie po jego wydrukowaniu na drukarce, niemniej jednak odgrywają bardzo ważną rolę w tekście, gdyż umożliwiają nadanie mu żądanego wyglądu (formatu). Aby znaki te były widoczne podczas edycji dokumentu na ekranie monitora należy kliknąć myszką na przedstawionej poniżej ikonie.

1. Spacja (odstęp) - znak używany do rozdzielania wyrazów, uzyskuje się go poprzez naciśnięcie podłużnego klawisza spacji.
Stosując spację należy przestrzegać następujących zasad:

• między poszczególnymi wyrazami wstawiamy tylko jedną spację (program automatycznie reguluje odstęp w zależności od potrzeb);
• nie wolno używać spacji do wcinania akapitu lub odsuwania tekstu od lewego marginesu;
• spacji nie stosujemy również: przed znakami kropki, przecinka, dwukropka, średnika, znaku zapytania, wykrzyknika, nawiasu zamykającego, cudzysłowu zamykającego, łączniku oraz po następujących znakach: nawiasie otwierającym, cudzysłowie otwierającym, łączniku.

W edytorze tekstów Word 97 funkcjonują trzy rodzaje spacji:

• miękka - na ekranie symbolizuje ją ten oto znak · . Jest ona najczęściej stosowana, a uzyskuje się ją przez wciśnięcie klawisza spacji.
• Twarda - na ekranie  reprezentuje ją taki znak ° (Word 97). Używa się ją do oddzielenia wyrazów, które stanowić mają nierozerwalną całość na przykład wówczas, gdy jeden z wyrazów przeniesiony zostaje do następnego wiersza a powinien pozostać w poprzednim obok poprzedzającego go wyrazu. Znak te uzyskuje się po naciśnięciu kombinacji następujących klawiszy Ctrl, Shift, spacja.
• Ruchoma - wstawiana jest automatycznie przez edytor w celu ewentualnego zwiększania odstępu między wyrazami, co z kolei jest niezbędne przy wyrównywaniu tekstu do prawej i lewej strony równocześnie (justowanie).

2. Enter (znak na ekranie ¶ ) - służy do kończenia akapitu i przechodzenia do nowego akapitu oraz wprowadzania pustego wiersza. Uzyskuje się go przez wciśnięcie klawisza Enter. Podczas pisania tekstu w akapicie edytor automatycznie przechodzi do nowego wiersza po osiągnięciu końca poprzedniego, dlatego też w tym przypadku nie stosuje się klawisza Enter. W przypadku konieczności przejścia do następnego wiersza bez przechodzenia do następnego akapitu posługujemy się kombinacją klawiszy Shift Enter (tzw. miękki enter).

 3. Tabulator uzyskuje się klawiszem Tab. Służy do wcinania tekstu względem lewego marginesu, poruszania się wewnątrz tabeli, przesuwania listy wypunktowanej, przemieszczania kursora do punktów tabulacji.
Wciśnięcie klawisza Tab na ekranie symbolizowane jest za pomocą strzałki pokazanej poniżej.

Może się zdarzyć, że użytkownik zechce użyć kilku rodzajów wyrównania w jednym wierszu tekstu. Na przykład, w nagłówku raportu, można sobie zażyczyć, aby tytuł raportu został wyrównany do lewego marginesu, data umieszczona pośrodku, a numer strony został wyrównany do prawego marginesu. Efekt ten można uzyskać, stosując tabulatory. Ich reprezentację graficzną znaleźć można na lewym brzegu linijki poziomej, gdzie klikając na ikonie pokazanej poniżej powodujemy kolejną zmianę symboli, które można wstawić w żądanym miejscu.

W tym celu należy wybrać odpowiedni symbol a następnie kliknąć myszką w odpowiednim miejscu na linijce poziomej. Po ustaleniu typów tabulatorów i ich lokalizacji naciśnięcie klawisza Tab powodować będzie przemieszczanie kursora w miejsca odpowiadające położeniom wstawionym uprzednio tabulatorom na linijce poziomej. Możliwe jest użycie następujących typów tabulatorów:

•  tabulator lewy -  powoduje wstawianie tekstu na prawo od miejsca, które odpowiada położeniu znacznika na linijce poziomej;
•  tabulator prawy - jego zastosowanie powoduje wstawianie tekstu na lewo od miejsca położenia znacznika;
•  tabulator środkowy - jego użycie środkuje tekst względem miejsca odpowiadającego położeniu tego znacznika na linijce poziomej;
•  tabulator dziesiętny - jego użycie powoduje umieszczanie separatora dziesiętnego w miejscu występowania znacznika. Służy do umieszczania kolumny liczb w zapisie dziesiętnym z identycznym położeniem przecinka dziesiętnego.

Istnieje jeszcze jeden rodzaj tabulatora, a mianowicie tabulator paskowy. W odróżnieniu od tabulatorów wymienionych powyżej nie posiada on reprezentacji graficznej w postaci ikony. Aby wstawić tego typu tabulator trzeba posłużyć się poleceniem Tabulatory... znajdującym się w menu Format (pozostałe typy tabulatorów można również wstawić w ten sam sposób). Po wstawieniu tabulatora paskowego na linijce poziomej pojawia się pionowa krótka linia (patrz rysunek poniżej). Powoduje on wstawienie pionowej linni w miejscu tabulacji.

Opcję wstawiania znaków wiodących należy szukać w menu Format/Tabulary..., gdzie można wybrać położenie tabulatorów przed którymi wstawione będą znaki wiodące oraz rodzaj samych znaków wiodących.

Pisząc tekst używamy znaków literowych, cyfr, znaków interpunkcyjnych, nawiasów, łączników, cudzysłów, itp. Znaki składające się na tworzony dokument uzyskuje się z klawiatury wciskając odpowiadający konkretnemu znakowi klawisz. Wszystkie klawisze mają oznaczenia, dlatego też posługiwanie się klawiaturą nie jest trudne, wymaga jednak wprawy. Pisany za pomocą klawiatury tekst jest wstawiany w miejscu, w którym aktualnie znajduje się kursor (krótka pionowa pulsująca linia, nazywana również punktem wstawiania).

Do poruszania się kursorem po tekście służą cztery zgrupowane w jednym miejscu klawisze oznaczone strzałkami. Zasada posługiwania się nimi jest prosta: strzałka skierowane do góry przesuwa kursor do góry, w prawo przemieszcza w prawo, itd. Do poruszania się po tekście służą również klawisze: Home (przemieszcza kursor na początek linii, w której stoi), End (przejście kursora na koniec linii), Page Up (przesuwa tekst o jeden ekran w górę), Page Down (jeden ekran w dół). Sam kursor można wstawić w dowolnym miejscu w tekście klikając w nim lewym przyciskiem myszki, gdy jej wskaźnik przyjmie kształt pokazany poniżej.

Teks można przewijać posługując się w tym celu paskami przewijania (patrz elementy budowy okna edytora). Należy pamiętać, że przewijanie za pomocą pionowego paska przewijania nie przenosi kursor lecz pozostaje on w miejscu, w którym znajdował się przed rozpoczęciem przewijania. Dlatego też, aby rozpocząć wpisywanie tekstu w miejscu, do którego został przewinięty tekst należy w tym miejscu kliknąć lewym klawiszem myszki co spowoduje wstawienie kursora.

Znaki umieszczone na klawiszach klawiatury nie są jedynymi, które można uzyskać. Istnieje również możliwość wstawienia znaku (symbolu) nie występującego na klawiaturze poprzez użycie jednego z poleceń menu.

1. Duże litery uzyskujemy naciskając przycisk Shift i nie zwalniając go przycisk odpowiedniej litery lub włączając klawisz Caps Lock.
2. Znaki umieszczone u góry na niektórych klawiszach uzyskujemy trzymając wciśnięty klawisz shift i odpowiedni klawisz.
3. Polskie znaki diakrytyczne uzyskujemy wciskając prawy klawisz Alt oraz klawisz z odpowiadającą danemu znakowi literą np. ą - Alt i klawisz z literą A (wyjątek stanowi znak ź, który uzyskuje się kombinacją klawiszy Alt i X).
4. Błędy kasujemy klawiszem Backspace, gdy kasowana litera stoi przed kursorem lub klawiszem Delete jeśli chcemy pozbyć się litery stojącej na miejscu kursora.
5. Nie pozostawiamy pojedynczych znaków (w, z, i, o, u, a) na końcu linii lecz przenosimy je do następnej. Aby wyeliminować te tzw. wiszące znaki należy połączyć twardą spacją (Ctrl, Shift, Spacja) ten znak ze stojącym za nim wyrazem. Czynność usuwania "wiszących" liter powinno się realizować bezpośrednio przed wydrukiem sformatowanego dokumentu.
6. Tekst można edytować (pisać) wykorzystując jeden z następujących trybów:

• wstawiania (normalne wpisywanie tekstu);
• nadpisywania (zastępowanie istniejącego tekstu innym tekst) - tryb ten uruchamia się dwukrotnym kliknięciem na polu Zastępowanie znajdującym się na pasku stanu (pasek ten znajduje się na samym dole okna, patrz elementy okna). Po uruchomieniu trybu zastępowania, co symbolizuje wyostrzenie się napisu ZAS wpisywany tekst będzie zastępował dotychczasowy znajdujący się w tym miejscu.

Strona dokumentu - każdy edytowany dokument jest automatycznie dzielony na strony, które odpowiadają wielkością stronom w formie papierowej po wydrukowaniu dokumentu. Każda strona dokumentu charakteryzuje się:

• marginesami: prawym, lewym, górnym i dolnym. Ustawienia marginesów decydują o całkowitej szerokości obszaru tekstu głównego - innymi słowy, odległości między tekstem a brzegiem strony. Marginesy można ustawiać na linijce poziomej - margines prawy i lewy lub pionowej - margines dolny i górny (patrz linijka pozioma) lub w Ustawieniach strony..., które znaleźć można w menu Plik lub klikając dwukrotnie na linijce poziomej lub pionowej;
• orientacją strony - strona może być zorientowana pionowo lub poziomo. Zmieniamy ją w Ustawieniach strony...;
• rozmiarem papieru, na którym będzie wydrukowana strona dokumentu; ustawień tych można dokonać w Ustawieniach strony...;

• podział twardy - dokonywany przez użytkownika poprzez użycie kombinacji klawiszy Ctrl i Enter;
• podział miękki - dokonuje go edytor automatycznie po osiągnięciu podczas pisania tekstu ostatniego wiersza na stronie.

• marginesy, rozmiar papieru lub orientację strony;
• format, położenie i kolejność numerów stron;
• zawartość i położenie nagłówek i stopek;
• numerację wierszy;
• miejsce drukowania stopek;
• ilość kolumn.

• kopiowanie
• wycinanie (kasowanie)
• przenoszenie w obrębie tego samego dokumentu lub do innego dokumentu
• zmiana formatu

Podstawowym warunkiem wykonania operacji blokowych jest zaznaczenie fragmentu tekstu (bloku), którą to czynność można wykonać na kilka sposobów:

1. posługując się klawiaturą - naciskając i przytrzymując klawisz Shift i jednocześnie naciskając klawisze służące do przesuwania punktu wstawiania (pulsującego kursora);
2. za pomocą myszki - ustawiając kursor myszki w miejscu, od którego ma rozpoczynać się zaznaczany blok tekstu i przy wciśniętym lewym klawiszu myszki przemieszczając go do końca bloku
3. zaznaczanie konkretnych elementów tekstu:

• pojedynczego wyrazu: dwukrotne kliknięcie na nim myszką;
• grafikę: pojedyncze kliknięcie na niej;
• wiersz tekstu: przesunięcie wskaźnika myszki na lewo od wiersza w obszar, w którym przybiera on kształt strzałki wskazującej w prawo, a następnie kliknięcie myszką;
• zdanie: wciśnięcie klawisza Ctrl, a następnie kliknięcie gdziekolwiek w zdaniu;
• akapitu: przesunięcie wskaźnika na lewo od akapitu w obszar, w którym przybiera on kształt strzałki wskazującej w prawo, a następnie kliknięcie dwukrotne. Innym sposobem jest trzykrotne kliknięcie gdziekolwiek w akapicie;
• cały dokument: przesunięcie wskaźnika na lewo od tekstu dokumentu w obszar, w którym przybiera on kształt strzałki wskazującej w prawo, a następnie kliknięcie trzykrotne lub kombinacja klawiszy Ctrl, A.

1. przenoszenie lub kopiowanie bloku tekstu lub grafiki na niewielką odległość w obrębie jednego okna:

• w przypadku przenoszenia czynność ta polega na przeciągnięciu zaznaczonego bloku na miejsce, w którym ma zostać umieszczony;
• przy kopiowaniu postępujemy podobnie przy czym należy przycisnąć klawisz Ctrl.

2. przenoszenie lub kopiowanie tekstu na dużą odległość lub do innych dokumentów:

• przenoszenie: po zaznaczeniu bloku tekstu lub grafiki wciskamy ikonę (Wytnij) lub uruchamiamy polecenie Wytnij z menu Edycja (z klawiatury Ctrl, X) a następnie klikamy na ikonie lub wybieramy z menu Edycja polecenie Wklej (skrót klawiaturowy Ctrl, V)
• kopiowanie: klikamy ikonę (Kopiuj) lub wybieramy z menu Edycja polecenie Kopiuj (Ctrl, C) a następnie ustawiamy kursor w miejscu przeznaczenia (może to być nawet w innym dokumencie) i klikamy ikonę (Wklej) lub wybieramy z menu Edycja polecenie Wklej (Ctrl, V)

3. usuwanie: po zaznaczeniu tekstu lub grafiki klikamy na ikonie (menuEdycja/ Wytnij, klawiatura Ctrl, X lub klawisz Del)

4. zmiana formatu akapitu, znaków (patrz poniżej)

Formatowanie polega na dostosowaniu do wymagań użytkownika takich elementów tekstu jak: znaki, czy akapity. Formatowanie dokumentu obejmuje: formatowanie znaków, akapitów, stosowanie stylów i szablonów oraz zmianę ustawienia marginesów, rozmiaru papieru i orientacji strony. Większość z wymienionych tu czynności były omówione wcześniej, dlatego nie będą w tym miejscu powtarzane.

• ustawienie żądanego formatu przed rozpoczęciem wpisywania tekstu
• formatowanie istniejącego tekstu (formatowanie tekstu po jego napisaniu)

Przed rozpoczęciem czynności formatowania znaków należy zaznaczyć tekst, który chcemy sformatować lub w przypadku formatowania znaków w obrębie jednego akapitu ustawić kursor w dowolnym miejscu tego akapitu. Po wykonaniu tych czynności możemy przystąpić do zmiany następujących cech znaków:

• kroju czcionki: polecenie Czcionka... z menu Format lub rozwijając listę czcionek poprzez kliknięcie na czarnym trójkącie ikony Czcionka i wybranie żądanej nazwy czcionki

• rozmiar czcionki: menu Format/Czcionka... lub wpisanie w oknie Rozmiar czcionki odpowiedniej wartości, ewentualnie wybierając jedną z wartości na rozwiniętej liście po kliknięciu na czarnym trójkącie

• styl czcionki (normalny, kursywa, pogrubiony): menu Format/Czcionka lub wybierając jedną z trzech ikon (B - pogrubienie, I- kursywa, U- podkreślenie)

Przy omawianiu formatowania warto wspomnieć o stylach, które ułatwiają formatowanie dokumentu. Określają one wygląd różnych elementów dokumentu, takich jak nagłówki, podpisy i tekst podstawowy. Wykonując jedną prostą operację, można do akapitu lub wyrazu zastosować całą grupę elementów formatowania znaku lub akapitu, bądź jednego i drugiego naraz. Aby całkowicie zmienić formatowanie tekstu określonego fragmentu, wystarczy zmienić styl, który zastosowano do tego fragmentu. Jeśli stosuje się style, to aby zmienić cały tekst sformatowany za pomocą określonego stylu, wystarczy zmienić definicję tego stylu. Na przykład, jeśli do nagłówków zastosowano czcionkę Arial wielkości 14 punktów, wyrównanie do lewej i pogrubienie, a użytkownik zechce później zastosować do nich czcionkę Arial wielkości 16 punktów i wyśrodkowanie, nie ma potrzeby zmiany formatu każdego nagłówka z osobna. Wystarczy zmienić właściwości tego stylu. Edytor tekstu ma standardowo zdefiniowane podstawowe style, które można dowolnie modyfikować lub tworzyć nowe. Aby zmodyfikować styl należy z menu Format wybrać polecenie Styl, w polu Style zaznaczyć styl, który chcemy zmodyfikować, a następnie kliknąć przycisk Modyfikuj. Klikamy przycisk Format, a następnie wybieramy element stylu, taki jak Czcionka lub Numerowanie, który chcemy zmienić.